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合同管理解決方案

致遠(yuǎn)互聯(lián)合同管理模塊可以匹配企業(yè)的多種經(jīng)營模式,對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)涉及到的所有合同進(jìn)行一體化管理,聯(lián)合平臺(tái)的采購管理模塊和客戶關(guān)系管理模塊,配合打通從采購、生產(chǎn)到銷售的合同管理通路,實(shí)現(xiàn)全過程管控,并且通過泛組織模型、門戶和權(quán)限設(shè)計(jì),將管理的觸腳延伸至供應(yīng)商和客戶。提高合同審核的效率,加強(qiáng)執(zhí)行和管控,規(guī)避合同糾紛導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。 

其價(jià)值體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
合同訂立:合同擬定的起因可追溯,信息可關(guān)聯(lián),特別是針對(duì)采購合同,避免了盲目采購,盲目簽約的情況發(fā)生。 合同執(zhí)行:合同執(zhí)行智能預(yù)警,避免人工失誤導(dǎo)致產(chǎn)生合同糾紛。合同關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)協(xié)作開展,提高執(zhí)行效率。 合同變更:業(yè)務(wù)的開展需要合同與之匹配,頻繁的變更能夠得到監(jiān)管和監(jiān)控,避免隨意性和不采納意見。 統(tǒng)一平臺(tái):平臺(tái)統(tǒng)一才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的合同歸口,統(tǒng)一管理思想和辦法。 臺(tái)賬分析:提供及時(shí)、準(zhǔn)確,口徑一致的合同臺(tái)賬,提高信息質(zhì)量。

合同管理方案概述

合同管理是企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來,主要是通過合同形式進(jìn)行的,因此,企業(yè)必須十分重視合同管理。合同管理是企業(yè)的一種自我管理行為,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一個(gè)重要組成部分,它涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的方方面面。是一項(xiàng)綜合性的工作,能否有效的管理好合同,是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個(gè)重要因素。
整體來看,合同管理包括三部分內(nèi)容:采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。
(1)采購合同是企業(yè)(供方)與分供方,經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件。采購方合同一般包括:商品品種、規(guī)格、數(shù)量,商品質(zhì)量、價(jià)款和酬金,履行地點(diǎn)、期限和方式,違約責(zé)任,合同附則與簽署等。
(2)銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業(yè)產(chǎn)品(或商品)而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關(guān)系,又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。
(3)其它合同管理:其他合同管理包括了采購與銷售相關(guān)的按照計(jì)劃自動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)收付款合同,實(shí)時(shí)對(duì)接財(cái)務(wù)。同時(shí)還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產(chǎn)生的相關(guān)合同管理,形成合同管理的歸口,便于查詢、匯總與統(tǒng)計(jì)。
因?yàn)楹贤芾砣诤显诤芏鄻I(yè)務(wù)管理當(dāng)中,所以合同管理需更加開放,提供與多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的接口,便于流程與數(shù)據(jù)打通,是一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作。

合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段,在這一階段企業(yè)往往比較重視,一旦合同簽訂了,施工任務(wù)到手了,合同權(quán)利義務(wù)確定了,一些企業(yè)往往就把合同拋之腦后了,甚至忘記了合同履行過程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程,而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程的一部分。因此,企業(yè)合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。
歸納起來,企業(yè)合同管理過程當(dāng)中經(jīng)常會(huì)遇見以下問題:
1.合同流程執(zhí)行不合乎規(guī)范,疏于監(jiān)督,導(dǎo)致漏審和相關(guān)資料不完善,帶來了法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.通過紙質(zhì)形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便,信息及時(shí)性差。
3.合同執(zhí)行周期長,涉及的人員、崗位和流程多,容易造成管理者監(jiān)管難度加大。
4.合同履行過程中,涉及多次的收付款,如果沒有提醒,經(jīng)常造成跟蹤難,票據(jù)與收付階段難以應(yīng)付,造成違約風(fēng)險(xiǎn)。
5.客戶關(guān)系、訂單、采購訂單、收付款等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)眾多,涉及的機(jī)構(gòu)可能是客戶、企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門或者是供應(yīng)商,因此工作協(xié)同復(fù)雜困難,造成斷層。
總之,合同管理是個(gè)關(guān)聯(lián)復(fù)雜,時(shí)間周期長的重要工作,需要通過一種信息化手段去解決。

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù):通過合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化,確保合同執(zhí)行規(guī)范,保證市場數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可關(guān)聯(lián),為合同管理和市場提供分析依據(jù)基礎(chǔ)。
固化、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程:固化合同管理流程,實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,通過各個(gè)環(huán)節(jié)有效管控,增強(qiáng)執(zhí)行力。
協(xié)同一體化管控:企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)從采購到銷售的一體化,組織間實(shí)現(xiàn)企業(yè)上下游一體化,延伸合同管理觸腳,建立一體化管控體系,適時(shí)提醒,避免違約,提高合同執(zhí)行效率。
多角度統(tǒng)計(jì):提供多角色、多角度統(tǒng)計(jì)分析,滿足各類需求科學(xué)決策。
合同管理模塊在法律的框架下,可以針對(duì)企業(yè)對(duì)采購和銷售不同的管控需求進(jìn)行定制化方案部署,實(shí)現(xiàn)采購和銷售的一體化打通,支撐以產(chǎn)定銷和以銷定產(chǎn)的經(jīng)營模式,在業(yè)務(wù)一體化基礎(chǔ)上,強(qiáng)化崗位職責(zé)落實(shí),加強(qiáng)管控與監(jiān)管。

采購合同訂立與執(zhí)行

采購合同管理主要從采購部門對(duì)供應(yīng)商的采購尋源發(fā)起,通過招標(biāo)、詢價(jià)、競價(jià)、邀標(biāo)等方式尋找到合適供應(yīng)商后,就進(jìn)入了采購合同訂立和采購訂單制定階段,后續(xù)進(jìn)行合同履行,將付款計(jì)劃與訂單計(jì)劃傳遞給財(cái)務(wù)部門和供應(yīng)商,實(shí)現(xiàn)后續(xù)合同的執(zhí)行工作。

1.開評(píng)標(biāo)管理:

招標(biāo)管理員根據(jù)項(xiàng)目情況,發(fā)起技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的評(píng)審,關(guān)聯(lián)“招標(biāo)管控底表”信息,經(jīng)批準(zhǔn)后啟動(dòng)現(xiàn)場開標(biāo)程序; 通過現(xiàn)場會(huì)議方式,并將評(píng)標(biāo)結(jié)果錄入系統(tǒng)。現(xiàn)場評(píng)定結(jié)果待向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)后再進(jìn)行招標(biāo)結(jié)果審批流程。該評(píng)標(biāo)結(jié)果信息記錄了產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格和付款方式等約定,作為合同的信息,記錄并關(guān)聯(lián)下去。 

2.合同評(píng)審:

采購項(xiàng)目一旦中標(biāo)后就進(jìn)入了訂單和采購合同訂立的階段了,采購部業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)商務(wù)評(píng)標(biāo)結(jié)果,自動(dòng)帶出當(dāng)前中標(biāo)供應(yīng)商及相應(yīng)的投標(biāo)報(bào)價(jià)信息,輸入付款階段、付款比例,系統(tǒng)對(duì)中標(biāo)價(jià)格及合同總價(jià)做控制,這些信息都是在合同履行階段的預(yù)警信息。 在合同評(píng)審階段,涉及采購部門、需求部門還有法務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),因此合同評(píng)審能夠通過流程傳遞至各個(gè)崗位職級(jí),聯(lián)合審核降低合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)。。 

3.采購訂單:

采購部業(yè)務(wù)員根據(jù)合同協(xié)議,向供應(yīng)商下采購訂單,此單可作為結(jié)算依據(jù)。 

4.付款管理:

在付款階段,可以有兩種方案: 

方案一:與ERP集成

1)采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請(qǐng),通過集成ERP系統(tǒng),發(fā)起時(shí)直接關(guān)聯(lián)ERP的基礎(chǔ)檔案及合同管理系統(tǒng)的合同,經(jīng)審批通過后數(shù)據(jù)推送到ERP; 

2)申請(qǐng)單號(hào)、處理標(biāo)識(shí),系統(tǒng)自動(dòng)從ERP中獲取。

方案二:非ERP集成,采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請(qǐng),關(guān)聯(lián)采購類合同臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)單系統(tǒng)的控制。

供應(yīng)商通過自己的供應(yīng)商門戶可以了解到付款計(jì)劃內(nèi),付款事項(xiàng)的進(jìn)展,及時(shí)跟進(jìn)業(yè)務(wù)情況。
 


 

銷售合同訂立與執(zhí)行

銷售合同管理的發(fā)起來源于客戶與企業(yè)銷售的簽約。這部分可以對(duì)接協(xié)同的客戶關(guān)系管理模塊,也可以通過接口對(duì)接ERP的CRM系統(tǒng)。一旦客戶商機(jī)轉(zhuǎn)入簽約階段,客戶的信息就將關(guān)聯(lián)入銷售合同當(dāng)中,正式進(jìn)入合同訂立過程。 
1.詢價(jià)與投標(biāo):
在銷售階段,客戶可能通過詢價(jià)的方式來進(jìn)行所需購買商品的咨詢與報(bào)價(jià),另一方面可以通過招投標(biāo)的方式將商機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)化。這些信息在合同訂立的過程中作為合同的基本信息關(guān)聯(lián)進(jìn)入系統(tǒng),避免了信息錄入的誤差。 
2.合同訂立:
在合同訂立的過程中,需要填寫合同主體信息,合同產(chǎn)品和服務(wù)的信息,以及付款條件和相關(guān)約定等。這些信息在合同訂立過程中非常重要,致遠(yuǎn)系統(tǒng)支持多種的條件校驗(yàn)手段,同時(shí)通過業(yè)務(wù)層和管理層的共同審定,降低合同履行風(fēng)險(xiǎn),形成合同臺(tái)賬。 
3.銷售訂單:
合同一旦確立,進(jìn)入合同執(zhí)行階段,合同訂單自動(dòng)生成,將信息傳遞給生產(chǎn)或?qū)嵤┎块T進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的交付。 
4.收款管理:
合同臺(tái)賬錄入,到按提貨批次計(jì)算節(jié)點(diǎn)應(yīng)收款,發(fā)起催收通知單,流程清晰明,筆筆一目了然,應(yīng)收現(xiàn)次實(shí)時(shí)可見。 
5.合同開票:
每次財(cái)務(wù)收到銷售款項(xiàng)之后,系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)開票流程,將相關(guān)信息自動(dòng)帶入系統(tǒng)進(jìn)行審核。
 

合同變更

合同管理系統(tǒng)支持多種報(bào)表展現(xiàn)形式,能夠根據(jù)權(quán)限控制合同信息的展現(xiàn)內(nèi)容,為決策者提供依據(jù),為業(yè)務(wù)者提供統(tǒng)計(jì)和查詢?nèi)肟凇?nbsp;


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